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Introduction
Introduction
Les solutions de la collaboration et de communication professionnelle et moderne utilisent abondamment les outils Google pour différents usages :
partage de documents (Google Drive)
édition collaborative de contenu (Google Slides, Google Sheets, Google Docs)
collaboration avancée (Google Meet, Google Agenda)
mise en page (Google Drawings)
Kpitaine intègre de nombreuses fonctionnalités issues de cette suite bureautique et son utilisation, même si elle n’est pas indispensable, vous permettra d’accéder à un niveau riche de collaboration et de facilité d'utilisation pour la solution complète Kpitaine.
Dans le cadre de l'utilisation des outils de bureautique et de collaboration fournis par Google, nous vous préconisons fortement de proscrire l'utilisation dans le cadre professionnel d’adresses grand public @gmail.com.
Ce conseil est surtout apporté pour favoriser une bonne gestion des habilitations et des droits d'accès à vos documents et éléments confidentiels, mais également de gérer une centralisation des accès et dissocier les éléments personnels et professionnels de vos collaborateurs.
La procédure pour créer un compte pour un collaborateur est, d'autant plus, simple et rapide (< 5 min).
Vous pouvez utiliser des documents Google Workspace dans votre affichage dynamique Kpitaine. Il s’agit donc de partager l’accès avec Kpitaine de manière sécurisée à ces informations.
Création du compte
Création du compte
Rendez-vous sur la page d'accueil de Google, puis cliquez sur "Connexion" en haut à droite.
Cliquez sur Créer un compte.
Par défaut, on vous demande de choisir une adresse @gmail.com, cependant, sous le champ dédié à cette adresse, vous pouvez cliquer sur "Je préfère utiliser mon adresse e-mail actuelle".
Pour découvrir pourquoi il est préférables de créer un compte Google avec votre adresse professionnelle et sans surcoût, accédez à la deuxième rubrique "Partages Google Drive et sécurité de vos données".
Remplissez les champs avec vos informations. Notez que vous n'êtes pas obligé de fournir un numéro de téléphone.
Google vous demande de valider votre adresse email. Pour ce faire, cliquez sur "valider maintenant".
Vous devriez être redirigé dans une nouvelle fenêtre sur la page de votre fournisseur de courriel. Renseignez vos identifiants et le tour est joué, votre compte Google est créé à partir de votre adresse usuelle.
Accéder à Google Drive
Accéder à Google Drive
Sur la page d'accueil de Google, cliquez sur les petits carrés gris en haut à droite. La liste des services apparaît. Choisissez "Drive".
Dans la colonne de gauche, vous pouvez accéder aux documents que vous avez créés ainsi qu'à ceux qui sont partagés avec vous.
Le fonctionnement des documents Google est à peu de choses près le même que celui des documents de Microsoft Office. La différence principale étant la sauvegarde automatique de tout changement opéré sur ces documents en ligne. L'intérêt étant de partager avec plusieurs personnes, chacun peut apporter des modifications sans se perdre dans les différentes versions produites au fil du temps.
Accéder à Google Agenda
Accéder à Google Agenda
De la même manière que pour Drive, cliquez sur les carrés en haut à droite de la page d'accueil de Google et sélectionnez Agenda.
Dans la colonne de gauche se présentent tous vos agendas et ceux qui ont été partagés avec vous.
Partages Google Drive et sécurité de vos données
Partages Google Drive et sécurité de vos données
Dans le cadre du partage des documents Google Drive pour les publier dans vos écrans Kpitaine, il vous est proposé deux choix
Parcours de votre Drive au sein du Cockpit
Parcours de votre Drive au sein du Cockpit
Nous vous conseiller d’opter pour l’intégration de votre Google Drive au Cockpit.
Dans ce cas, vous autorisez le Cockpit à parcourir vos documents pour vous faciliter la récupération des bonnes données dans chacun des contenus dynamiques
🔒 En aucun cas Kpitaine ne garde un accès à vos données : vous conservez l’intégralité de cette maîtrise. Les seuls accès que vous délivrez à Kpitaine seront un accès uniquement en lecture seule aux documents que vous déciderez individuellement d'utiliser dans les contenus dynamiques de vos écrans.
Il vous sera bien évidemment possible de révoquer tout accès préalablement donné à Kpitaine, à votre convenance directement dans votre application Google Drive.
Vous pourrez également révoquer l’intégration de votre Google Drive dans le Cockpit à tout moment depuis vos paramètres de sécurité de votre compte Google.
Partage manuel
Partage manuel
L’alternative est un partage individuel des documents avec une procédure manuelle où vous devrez vous même définir les liens à partager ainsi que partager les documents avec les bons droits d’accès.
Accédez à l'onglet "Partage des droits d'accès" juste en dessous de cette rubrique pour plus d'informations.
Partage des droits d'accès
Partage des droits d'accès
Vous pouvez utiliser des documents Google Workspace dans votre affichage dynamique Kpitaine. Il s’agit donc de partager l’accès avec Kpitaine de manière sécurisée à ces informations.
Si vous refusez l'accès à votre compte Google par Kpitaine, il vous sera demandé, dans certains contenus dynamiques, de renseigner l' URL de votre document
1- Il s’agit alors de copier/coller votre URL de document Google disponible dans la barre d’adresse de votre navigateur lorsque vous consultez votre document
2- Vous devez également partager le document en lecture avec l’adresse kpitaine@kpitaine.iam.gserviceaccount.com
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